ÇALIŞANLARA AİT KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA
AYDINLATMA METNİ
FATİH SULTAN MEHMET MAH. BALKAN CAD. NO: 62/A ÜMRANİYE/İSTANBUL adresinde faaliyet gösteren ODC İş Çözümleri Danışmanlık Ticaret A.Ş veya “SmartMessage” olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket bünyesinde çalışmak isteyen ve iş başvurusunda bulunan gerçek kişilere ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”)’na, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
1) Veri Sorumlusuna İlişkin Bilgiler
Kanun uyarınca İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü’nde 562273-0 sicil numarasıyla kayıtlı, 0634042637100018 MERSİS numaralı Veri Sorumlusudur.
2) Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
SmartMessage bünyesinde sigortalı olarak çalışan gerçek kişiler ait kişisel veriler Şirket tarafından;
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- 4857 sayılı İş Kanunu’ndan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile Kanun’a bağlı ikincil düzenlemelerden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile Kanun’a bağlı ikincil düzenlemelerden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,
- Denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Mesleki eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Fiziksel mekân güvenliğinin temini,
- Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
- İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi,
- İş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Pazarlama stratejilerinin geliştirilmesi,
- Ücret politikasının yürütülmesi,
- Yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
- İşyerine giriş çıkış takibinin yapılması,
Amaçlarıyla Kanun’da belirtilen sınırlar çerçevesinde hukuka, dürüstlük kurallarına uygun ve işbu amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.
3) Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak, başta Şirket’in Muhasebe Departmanı çalışanlarına ve yöneticilerine, Şirket birim yetkililerine, İŞKUR, SGK, adli ve idari yargı mercileri, emniyet birimlerine vb. Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, Şirket’in anlaşmalı olduğu özel istihdam bürosuna,şirketin anlaşmalı lduğu işyeri hekimine, iş sözleşmesinin ifasıyla doğrudan bağlantılı mesleki eğitim ve sertifikaların alınması amacıyla Bakanlık onaylı eğitim kuruluşlarına, şirket içi ve dışı eğitim vb. amaçlarla icra edilen organizasyonlarda katılımcı sertifikalarının düzenlenmesi amacıyla ilgili kuruluşlara, katalog çekimleri ve kartvizit basımı için Şirket’in anlaşmalı olduğu tedarikçi firmaya, teşvik alınan kuruma, BES vb. yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla ilgili finans kuruluşuna, çalışanlara araç tahsis edilmesi sebebiyle Şirket’in anlaşmalı olduğu firmaya, maaş ve diğer yan haklara ilişkin ödemelerin yapılabilmesi amacıyla Şirket’in çalıştığı bankaya, iş sözleşmesiyle doğrudan bağlantılı olarak Şirket’in dışarıdan hizmet aldığı tedarikçilere, işin yürütülmesi amacıyla iş ilişkisi içinde olduğumuz şirketlere, ve insan kaynakları yönetimi ve bilişimi sistemlerinin yürütülmesi amacıyla çalışılan kurum ve kuruluşlara, ArGe projelerinin bildirilmesi amacıyla Teknokentler ile, çeşitli test,eğitim ve sınavların yapılması amacıyla hizmet alınan yurtiçi ve yurtdışındaki firmalar ile, bulut sistemlerinin kullanılması amacıyla yurtdışında bulunan serverlara, gerekli hallerde Şirket’in vekalet vermiş olduğu avukata/avukatlara, Şirket’in iş ilişkisi içinde olduğu yurtdışı merkezli firmalara aktarılmaktadır.
4) Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz; İnsan Kaynakları Departmanı, Genel Müdürlük ve Şirket tarafından yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından, e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, kâğıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.
Bu kapsamda aşağıda yer alan özel ve genel nitelikli kişisel verileriniz yukarıda belirtilen yollar ile işlenmekte ve toplanmaktadır:
VERİ KATEGORİSİ | İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER |
Kimlik | ad soyad, anne – baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no, pasaport gibi |
İletişim | adres no, e-posta adresi, iletişim adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), telefon no gibi |
Özlük | bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi |
Hukuki İşlem | adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi |
Finansal Veri | Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı |
İşlem Güvenliği | IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri, log kayıtları gibi |
Mesleki Deneyim | Mesleki Deneyim gibi |
Görsel ve İşitsel Kayıtlar | fotoğraf, kamera kayıtları |
Adli Sicil Bilgisi | Sabıka Kaydı |
Sağlık Bilgileri | engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri,özel sağlık sigortası poliçesi, sağlık raporları, işbaşı sağlık raporu, akciğer grafisi, işyeri hekiminin imzalattığı işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri |
Diğer | işyeri işleyiş kurallarına aykırı hareketler sebebiyle yapılacak ihbarlar, acil durumlarda iletişime geçilmesi amacıyla irtibat kişisi bilgileri, |
Söz konusu kişisel verileriniz Şirket tarafından aşağıda yer alan hukuki sebepler dahilinde işlenmekte ve toplanmaktadır:
|
VERİ KATEGORİSİ |
HUKUKA UYGUNLUK NEDENLERİ |
| Kimlik | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası |
İletişim | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası |
Özlük | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası, Madde 5/2 (a): Kanunlarda açıkça öngörülmesi |
Hukuki İşlem | Madde 5/2 (ç): Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi |
Finansal Veri | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası, Madde 5/2 (ç): Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi |
İşlem Güvenliği | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası, Madde 5/2 (f): Meşru menfaat |
Mesleki Deneyim | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası, |
Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası, Madde 5/2 (f): Meşru menfaat |
Adli Sicil Bilgisi | Madde 6/2: Açık rıza |
Sağlık Bilgileri | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası Madde 5/2 (ç): Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi, Madde 6/3: Sır saklama yükümlülüğü bulunan kişiler tarafından işlenmesi, Madde 6/2: Açık rıza |
Diğer | Madde 5/2 (c): İş sözleşmesinin kurulması ve ifası, |
Yukarıda sayılanlar veri tipleri haricinde dernek ve vakıf üyeliği, sendika üyeliği, sivil toplum kuruluşlarına ilişkin üyelik bilgileri, dini ritüelleriniz ve sosyal medya hesap bilgileri tipindeki genel ve özel nitelikteki kişisel verileriniz Kanun’un 5/1 ve 6/2 maddeleri kapsamında yalnızca açık rızanız dâhilinde toplanacak ve işlenecektir.
5) Veri Sahiplerinin Kanun Kapsamındaki Hakları
Dilediğiniz zaman SmartMessage’a başvurarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kanun’un 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kendiniz aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
Haklarınızı kullanmayı talep edebilirsiniz. Haklarınıza ve Kanunun uygulanmasına ilişkin taleplerinizi, işyerinden veya buradan temin edebileceğiniz başvuru formunu doldurarak ıslak imzalı şekilde “Fatih Sultan Mehmet Mah, Balkan Cd. No: 62/A, 34771 Ümraniye/İstanbul” adresine noter kanalıyla, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya şahsi başvurunuzla ya da elektronik ortamda doldurduğunuz başvuru formunu mobil imzanızla, güvenli elektronik imzanızla imzaladıktan sonra KEP adresinizi veya Şirket’in veri kayıt sisteminde halihazırda kayıtlı olan e-posta adresinizi kullanarak odciscozumleri@hs02.kep.tr adresine iletebilirsiniz. Şirket, bu kapsamdaki taleplere yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret almadan; on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alarak yanıtlandıracaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Şirket tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemeyecektir.
Çalışan Kanun’dan doğan taleplerini “İlgili Kişi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. SmartMessage başvuru taleplerini Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.
Çalışan işbu Aydınlatma Metni’ne konu kişisel verilerinin tam, doğru ve güncel olduğunu taahhüt etmektedir. Kişisel verilerine ilişkin herhangi bir değişikliğin söz konusu olması halinde, SmartMessage’ı bilgilendirerek kişisel verilerinin güncellenmesini talep edebilecektir. Çalışan’ın doğru ve güncel bilgi sağlamamış olması halinde, SmartMessage’ın hiçbir sorumluluğu olmayacaktır.
Bu Aydınlatma Metni SmartMessage tarafından yayımlandığı tarih itibariyle geçerli olacaktır. SmartMessage bu Aydınlatma Metni’nde, gerekli olduğu takdirde, her zaman değişiklik yapabilir. Yapılacak değişiklikler, Aydınlatma Metni’nin web adresinde yayımlanmasıyla birlikte geçerlilik kazanır.
ODC İŞ ÇÖZÜMLERİ DANIŞMANLIK TİC. A.Ş
